Reksiteriseloste
Rauma Basket ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 20.5.2018
Päivitetty 31.1.2019
1. REKISTERINPITÄJÄ
Rauma Basket ry
y-tunnus 2005454-0
Postiosoite:
Tuomolantie 4
26820 Rauma
www.raumabasket.fi
2. YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA
Rauma Basket ry/Tietosuoja
Tuomolantie 4
26820 Rauma
info@raumabasket.fi
3. REKISTERIN NIMI
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Tietojen käsittely perustuu jäsenten osalta Rauma Basket ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Rauma Basket ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Rauma Basket ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus Rauma Basket ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Rekisterin tietosisältö: Jäsenen nimi, syntymäaika, yhteystiedot, joukkue Rekisteröityjen ryhmät:
Urheiluseuran/joukkueen jäsen, yhteistyökumppanin yhteyshenkilö, toimihenkilö, leirin osallistuja, seurasta eronneet.
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, lisenssinumero, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Rauma Basket ry:lle.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N tai ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (seuramappi) sähköistä palvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi (jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.)
Osa joukkueista käyttää suomalaista Nimenhuuto.com-palvelua joukkueiden tapahtumista (esim. harjoitukset, ottelut) tiedottamiseen ja tapahtumiin ilmoittautumiseen. Tätä varten Nimenhuuto.com käsittelee osaa seuran henkilötiedoista. Käsiteltävät tiedot on listattu Nimenhuudon sivulla. Nimenhuudossa olevat tiedot on huolellisesti suojattu palvelun tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
9. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu (tällä hetkellä Google Drive – järjestelmään, myöhemmin seuramappi), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Paperinen rekisteri säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
· Jäsentiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden ajan ja 3 vuotta sen päättymisestä.
· Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään rekisterissä työsuhteen ajan.
· Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
10.Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.